Можно отправлять как по электронной почте, так и по обычной.

Когда пишите запрос ОБЯЗАТЕЛЬНО указывайте свои ФИО и почтовый адрес.
Без этих данных архив может не отвечать.
Также, указывайте свой телефон и электронную почту (если обращаетесь по обычной почте), для оперативной связи.
Почтовый адрес нужен и для того, чтобы оригинал ответа пришёл по почте. Пока ещё на Всероссийском уровне у нас ещё нет беспроблемного электронного документооборота.
В запросе указывайте точный вопрос, без лирических отступлений. Можете задать вопрос, а далее отдельно обозначить, что вам известно.
Изучите прейскурант на оказание услуг. От точности запроса может различаться стоимость его исполнения.
Однако, если вам известна точная дата рождения, запросите год, но напишите, что ВОЗМОЖНО, в конкретную дату.
Если вы закрашиваете копию документа, возможно вам сначала выставят счёт за поиск документа, а уж потом за их копии.
Я всегда лютый сторонник того, чтобы запрашивать сканы нужных для вас документов. Однако, для чего они вам нужны?
Решите для себя, на сколько вам необходимы сканы именно здесь и сейчас, а не позже.
Также обращайте внимание на ксерокопии, возможно это будет более выгодно на данный момент времени.
Общайтесь с архивами «один запрос за раз».
Также не пишите в одном письме два и более запроса. Если хотите- пишите несколько.
В некоторых архивах предусмотрены льготы для ветеранов, пенсионеров и пр. Не злоупотребляйте, архивисты прекрасно понимают, что скорее всего вы не являетесь таковыми. Если отправляете от имени вашего родственника пенсионера и пр., сделайте это его рукой.

Архивы доступны всем.
Однако с пандемией в архивах введены ограничения.
Перед поездкой в архив позвоните и уточните как он работает - в какое время, нужен ли Qr-код, какое ограничение по выдачи документов, можно ли сделать заказ по телефону или электронной почте.
Как только вы приняли решение о посещения архива — позвоните и запишитесь на приём.
Сейчас многие архивы ведут предварительную запись либо общую либо на работу с электронными документами за компьютером или с бумажными документами. Может быть разная очередь.
Если у вас не получается прийти, заранее предупредите, чтобы кто-то вместо вас мог посетить архив.
Рутина работы в архиве:
На вахте выдадут пропуск;
Снять верхнюю одежду;
Крупные сумки убрать в ячейки хранения или в шкафчик гардероба;
Есть и пить в читальном зале нельзя;
Когда приходите в архив впервые, или раз в год- заполняете анкету и заявление на работу в архиве.

Сейчас можно подать зачастую онлайн. Или непосредственно в зале архива.
Бланки в каждом архиве свои, но имеют похожий вид.
Заполняем свои ФИО и тему работы (не мудрим, пишите просто родословная).
Далее фонд, опись и дело.
Кратко название (МК, ЗАГС, протоколы и пр..)
Количество страниц, если в описи нет, то пишите прочерк. Здесь просьба, именно смотреть описи и указывать страницы. Если вы поленились, архивистам придётся самим искать и им это не нравится. А их лучше расположить к себе, могут делать поблажки.
Подпись и дата.
При получении документа, надо расписаться в графе роспись.
В каждом бумажном документе есть лист использования, его нужно заполнять.

Заранее уточняйте, как можно фотографировать документы. Потому что во многих архивах, это платная услуга и на неё также делается заявка. Я знаю случаи, когда за нарушение ограничивали в доступе к читальному залу.